In mei 2016 is Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in werking getreden (hierna ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘Verordening’). Zij is van toepassing sinds 25 mei 2018.
Deze Verordening biedt u meer rechten en versterkt de bescherming van uw gegevens. Wat betreft het Pensioenfonds UZ Gent – UGent OFP worden uw gegevens enkel verwerkt voor de naleving van de wettelijke verplichtingen die samen hangen met de uitvoering van het op u van toepassing zijnde pensioenplan. Uw gegevens worden met andere woorden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijke en rechtmatige doeleinden, zijnde de berekeningen en uitbetalingen die voortvloeien uit de pensioenplannen, en kunnen later niet worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met deze doeleinden.
Hieronder vindt u meer uitleg over de wijze waarop wij uw gegevens verwerken en over de u ter beschikking gestelde rechten. (1)
1. Bescherming van de persoonsgegevens
Het Pensioenfonds UZ Gent – UGent OFP verwerkt enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de haar toevertrouwde pensioenplannen.
Het Pensioenfonds verbindt er zich toe de Algemene Verordening Gegevensbescherming alsook de andere wetgeving en reglementering betreffende de persoonlijke levenssfeer die op haar van toepassing is in het kader van haar activiteiten te respecteren.
2. Waarvoor zijn de persoonsgegevens bestemd?
Uw gegevens worden gebruikt voor de uitvoering van het pensioenreglement dat op u van toepassing is.
3. Wat is de grondslag voor de gegevensverwerking?
De basis voor het gebruik van uw gegevens in het kader van de uitvoering van het pensioenreglement is:
- de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een kruispuntbank voor sociale zekerheid juncto het Koninklijk Besluit van 15 oktober 2004 tot uitbreiding van het netwerk van de sociale zekerheid tot de pensioen- en solidariteitsinstellingen belast met het uitvoeren van de wet van 28 april 2003 betreffende de aanvullende pensioenen en het belastingstelsel van die pensioenen en van sommige aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid, en de programmawet (I) van 24 december 2002 of de programmawet (I) van 27 december 2006;
- de wet van 27 oktober 2006 betreffende het toezicht op de instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening;
- de beheersovereenkomst tussen het Pensioenfonds en de inrichters UZ Gent en UGent.
Specifiek voor kanton UZ Gent:
- het koninklijk besluit nr. 542 houdende de organisatie, de werking en het beheer van de rijksuniversitaire ziekenhuizen van Gent en Luik - vervangen door het Decreet van 3 februari 2017 betreffende de re-integratie van het UZ Gent in de Universiteit Gent;
- het pensioenreglement van het UZ Gent.
Specifiek voor kanton UGent:
- de wet van 28 april 2003 betreffende de aanvullende pensioenen en het belastingstelsel van die pensioenen en van sommige aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid;
- het pensioenreglement van de Universiteit Gent
Derhalve is de verwerking rechtmatig in de zin van Artikel 6§1c van de Verordening.
4. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Wij verwerken enkel persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van het pensioenreglement dat op u van toepassing is:
- uw persoonlijke identificatiegegevens (zoals naam, geslacht, leeftijd en burgerlijke stand);
- uw contactgegevens (zoals adres);
- desgevallend persoonsgegevens van begunstigden (zoals naam en relatie);
- bijzondere gebeurtenissen die een impact hebben op de berekening van uw pensioen (zoals indiensttreding, uittreding, overdrachten, pensioneringen, uitbetaling);
- uw loopbaangegevens.
5. Wat zijn onze voornaamste informatiebronnen?
Persoonsgegevens worden o.a. aangeleverd door de personeelsdienst van de betrokken inrichter en uzelf. Hierbij verwijzen we ook naar:
- P-loket en privacyverklaring van UZ Gent
- Directie Personeel en Organisatie en privacyverklaring van UGent
6. Hoelang worden uw gegevens bewaard?
Uw gegevens worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om te voldoen aan de nagestreefde doelstelling en tot het moment waarop de wettelijke verjaringstermijn verstrijkt. Uitzonderingen zijn mogelijk indien dit door de wet wordt bepaald of in geval van betwisting of voor bewijsdoeleinden. Indien uw gegevens niet meer nodig zijn voor de betrokken doelstelling, worden ze verwijderd uit onze databank.
7. Aan wie delen wij persoonsgegevens mee?
De gegevens worden met o.a. de volgende partijen gedeeld.
- de openbare instellingen (FSMA, FOD Financiën, RSZ en Federale PensioenDienst) en de vzw Sigedis in het kader van hun wettelijke opdrachten;
- de inrichter van uw pensioenreglement;
- de dienstverleners van het Pensioenfonds en van de inrichter;
- justitie of politiediensten in de gevallen voorzien door de wet.
Onze dienstverleners zijn contractueel verbonden met Pensioenfonds UZ Gent – UGent OFP. De gegevens die aan onze dienstverleners worden doorgegeven, zijn beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun opdracht en zij dienen technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens na te leven.
In geen geval worden uw gegevens doorgegeven voor commerciële doeleinden. Verder worden uw gegevens gebruikt voor rapportering en beleidsondersteunende onderzoeken. In dat geval gaat het altijd om globale, anonieme statistieken en nooit om herkenbare persoonsgegevens.
8. Welke rechten hebt u?
Bij de uitvoering van de hem opgelegde taken en opdrachten, leeft het de wetgeving na. Binnen de grenzen van deze wetgeving hebt u het recht:
- toegang te krijgen tot uw gegevens;
- te vragen uw gegevens aan te passen;
- te vragen de verwerking van uw gegevens te beperken.
Daartoe neemt u contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (zie punt 10).
De bepalingen van het pensioenreglement hebben voorrang op deze verklaring.
9. Hoe kunt u een klacht indienen?
Indien u vermoedt dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet conform de toepasselijke wetgeving gebeurt, is het aangeraden zo snel mogelijk contact te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (zie punt 10).
Indien wij uw klacht niet samen hebben kunnen regelen, kunt u een klacht formuleren bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel).
10. Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO)
Om onze DPO te contacteren, gebruik het contactformulier en duid als onderwerp ‘gegevensbescherming’ aan.
11. Wijzigingen en voorrang
Deze verklaring kan op elk ogenblik gewijzigd worden wanneer dit noodzakelijk is, in het bijzonder om zich in regel te stellen met wijzigingen in de regelgeving, de circulaires of aanbevelingen van de FSMA of de vereisten ingevoerd door de gegevensbeschermingsautoriteiten.
In elk geval hebben de wettelijke bepalingen en de circulaires en richtlijnen van de FSMA voorrang op deze verklaring.